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[2020-09-17]   Teamassistent/-in im Amt für Bauordnung und Denkmalpflege
Jobbeschreibung
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden für das Amt für Bauordnung und Denkmalpflege, Abteilung Verwaltung, eine/-n Teamassistent/-in. Das Amt für Bauordnung und Denkmalpflege ist dem Dezernat Stadtentwicklung und Bau zugeordnet. Mit rund 100 engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht das Amt den Erhalt des repräsentativen kulturellen Erbes der Stadt und fördert ihre stetige und nachhaltige Entwicklung. Das erwartet Sie Unterstützung der Abteilungsleitung und des Abteilungsteams Verantwortung für die Beschaffung und Unterhaltung aller Materialbestände des Amtes und eigenständige Verwaltung und Ausgabe an die Fachabteilungen inklusive
Budgetüberwachung Führen und Vermitteln von Telefonaten sowie Empfang und Vermittlung vorsprechender Personen Organisation und Abwicklung von Gesprächsterminen, Sitzungen, Versammlungen einschließlich der Betreuung von Gästen, Protokollführung, Anfertigung einfacher Korrespondenzen Vorbereitung von Dienstreisen und Abrechnung der Reisekosten in Zusammenarbeit mit der zentralen Reisestelle Terminplanung und Führen des Terminkalenders, Koordinieren von Besprechungsterminen, terminliche Überwachung des gesamten Schriftgutes und Überwachung der wahrzunehmenden Termine und termingebundener Zuarbeiten Postein- und Ausgangsmanagement, Anlegen von Akten, Verteilung des Posteingangs, Sicherstellung des frist- und sachgerechten Postausgangs eigenverantwortliche Bearbeitung und Führung des Inventarverzeichnisses sowie Vorbereitung, Organisation und Auswertung der Inventur Unterstützung der Fachabteilungen bei der Umsetzung von IT- oder Abteilungsprojekten (Auftragsauslösungen, Koordination der Beschaffung, Nachhaltung von Aufträgen) Das bringen Sie mit Abschluss als Facharbeiter/-in für Schreibtechnik, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte/-r für
Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/-r oder erfolgreich absolvierter Angestelltenlehrgang I Berufserfahrung wünschenswert Kenntnisse im Beschaffungswesen gute und anwendungsbereite Kenntnisse arbeitsplatzbezogener PC-Software, insbesondere in den gängigen Office-Programmen Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Verantwortungsbereitschaft Team- und Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen sowie sicheres und korrektes Auftreten Das bieten wir eine nach der Entgeltgruppe 5 TVöD bewertete Stelle einen Arbeitsplatz im Herzen einer von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Stadt mit mehr als 600.000 Einwohnerinnen und Einwohnern vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung ein ermäßigtes Ticket für den Personennahverkehr ("Job-Ticket") Ihre Bewerbung Bitte lesen Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren. Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit: Bewerbungsschreiben tabellarischem Lebenslauf Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen, die nicht älter als drei Jahre sind
gegebenenfalls Referenzschreiben. Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 63 09/20 10 an und nutzen Sie für Ihre Bewerbung das Online-Bewerber-Portal. Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Frau Götze-Weber, Telefon: 0341 123-2787. Ausschreibungsschluss ist der 30. September 2020.

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